Alles, was Sie in MAXQDA importieren, wird normalerweise innerhalb der MAXQDA-Projektdatei gespeichert. So befinden sich Ihre Dokumente, Codes, Memos und weitere Projektdaten in einer einzigen Datei. Mediendateien, große Bilder und PDFs können jedoch dazu führen, dass ein Projekt nur langsam gespeichert wird und für die Übertragung unnötig groß wird, oder dass sich die generelle Performance verschlechtert. MAXQDA kann diese Dateien deshalb getrennt im Ordner für externe Dateien speichern und trotzdem mit dem Projekt verknüpft halten. Auf diese Weise gespeicherte Dateien heißen externe Dateien oder Externals.
Diese Seite erklärt, welche Dateien extern gespeichert werden, wo sie gespeichert werden, wie Sie den Speicherort ändern und wie Sie die Dateien mit einem Projekt auf einen anderen Computer übertragen.
Was innerhalb der Projektdatei gespeichert wird und was außerhalb
Die meisten Dokumenttypen, darunter Textdokumente und Tabellen, werden innerhalb der MAXQDA-Projektdatei gespeichert. Beim Import wird eine Kopie der Originaldatei im Projekt abgelegt. Sie können das Dokument daher in MAXQDA bearbeiten oder löschen, ohne die Originaldatei zu verändern. Das bedeutet ebenfalls, dass Änderungen an der Originaldatei sich nicht auf die Daten in MAXQDA auswirken.
Zwei Arten von Dateien werden stattdessen außerhalb der Projektdatei gespeichert:
- PDF- und Bilddokumente oberhalb der Größenbeschränkung. Die Beschränkung liegt standardmäßig bei 5 MB und lässt sich ändern.
- Alle Audio- und Videodateien. Diese werden unabhängig von ihrer Größe immer außerhalb der Projektdatei gespeichert.
Wenn Sie ein PDF- oder Bilddokument importieren, das die Größenbeschränkung überschreitet, weist MAXQDA Sie darauf hin, dass die Datei außerhalb der Projektdatei gespeichert wird, statt darin eingebettet zu werden. Die Datei wird in den Ordner für externe Dateien kopiert, während das Original an seinem ursprünglichen Ort verbleibt.
Extern gespeicherte Dokumente funktionieren genauso wie Dokumente innerhalb der Projektdatei. Sie erscheinen in der Liste der Dokumente mit denselben Symbolen und lassen sich auf dieselbe Weise verwenden.
Wo externe Dateien gespeichert werden und wie Sie den Ort ändern
Die Größenbeschränkung und der Speicherordner werden in den globalen Einstellungen von MAXQDA festgelegt. Diese öffnen Sie über das Einstellungssymbol in der unteren linken Ecke des MAXQDA-Hauptfensters. Im Bereich Allgemein können Sie unter „PDF- und Bild-Dokumente (nicht zutreffend für TeamCloud-Projekte)“ die folgenden Einstellungen vornehmen:
- Dateien dieser Größe nicht in Projekt einbetten [MB] legt fest, ab welcher Größe PDF- und Bilddokumente außerhalb der Projektdatei gespeichert werden. Der Standardwert ist 5 MB.
- Ordner für extern gespeicherte Dateien legt fest, wo externe Dateien gespeichert werden.
Die Größenbeschränkung gilt nicht für TeamCloud-Projekte. Weitere Informationen zu diesen Einstellungen finden Sie auf der Seite Generelle Einstellungen.
Sofern Sie ihn nicht ändern, lautet der Ordner für externe Dateien:
- unter Windows: [Dokumente]\MAXQDA_Externals
- unter macOS: [Dokumente]/MAXQDA/Externals
Wenn Sie den Ordner ändern, fragt MAXQDA, ob die bereits im bisherigen Ordner gespeicherten Dateien an den neuen Speicherort verschoben werden sollen. Die Dateien werden nur nach Ihrer Bestätigung verschoben. Da es sich um eine globale Einstellung handelt, betrifft die Änderung die externen Dateien all Ihrer Projekte, nicht nur des aktuell geöffneten Projekts.
Ein Dokument aus der Projektdatei auslagern oder wieder einbetten
PDF- und Bilddokumente lassen sich jederzeit in beide Richtungen verschieben, unabhängig von ihrer Größe. Sie können also auch ein kleines PDF extern speichern, wenn Sie das möchten.
Klicken Sie das Dokument in der Liste der Dokumente mit der rechten Maustaste an, wählen Sie Eigenschaften und wechseln Sie zum Bereich Speicherort:
- Im Projekt speichert die Datei innerhalb der MAXQDA-Projektdatei.
- Im Ordner für externe Dateien speichert die Datei außerhalb der Projektdatei.
Die Schaltfläche Ordner für externe Dateien anzeigen in diesem Bereich öffnet den Ordner für externe Dateien.
Textdokumente und Tabellen haben keinen Bereich für den Speicherort, da sie immer innerhalb der Projektdatei gespeichert werden. Audio- und Videodateien haben ihn ebenfalls nicht, da sie immer außerhalb der Projektdatei gespeichert werden.
Um mehrere Dokumente gleichzeitig zu verschieben, wechseln Sie zur Registerkarte Start und wählen Sie Externe Dateien > Dokumente in Ordner für externe Dokumente auslagern. Der Dialog listet die PDF- und Bilddokumente auf, die aktuell innerhalb der Projektdatei gespeichert sind, zusammen mit ihrer Dateigröße. Wählen Sie die Dokumente aus, die Sie verschieben möchten.
Überprüfen, welche Dateien Ihr Projekt extern speichert
Wechseln Sie zur Registerkarte Start und wählen Sie Externe Dateien > Externe Dateien auflisten.
Die Liste zeigt alle Dateien, die für das aktuelle Projekt extern gespeichert sind. Für jede Datei werden das zugehörige Dokument, der Dateityp, der vollständige Pfad, die Dateigröße und die Angabe angezeigt, ob die Datei im Ordner für externe Dateien oder im Projektordner gespeichert ist.
Ein Klick auf einen Dateipfad öffnet den zugehörigen Ordner auf Ihrem Computer und markiert die entsprechende Datei.
Fehlende Dateien neu verlinken
Kann MAXQDA eine externe Datei nicht finden, wird die Zeile rot hervorgehoben und anstelle des Dateipfads erscheint Datei nicht gefunden. Neue Datei verlinken.
Klicken Sie auf den Link und wählen Sie die Datei im Dateiauswahldialog Ihres Systems aus. MAXQDA aktualisiert den Pfad in der Liste.
Wenn Sie ein PDF mit einer anderen Länge als das Original neu verlinken, warnt MAXQDA Sie, dass beim Fortfahren alle codierten Segmente des Dokuments entfernt werden.
Den Ordner für externe Dateien öffnen
Um den Ordner zu öffnen, den MAXQDA für externe Dateien verwendet, wählen Sie Externe Dateien > Ordner für externe Dateien anzeigen.
Audio- und Videodateien
Audio- und Videodokumente erscheinen zweimal in der Liste: einmal für die Mediendatei selbst und einmal für die kleine Mediendaten-Datei, die MAXQDA beim ersten Öffnen der Mediendatei erstellt. Beide werden als externe Dateien behandelt.
Den Ordner einer einzelnen Audio- oder Videodatei finden Sie außerdem im Bereich Mediendatei der Dokument-Eigenschaften, zusammen mit Dateiname, Größe und Dauer.
Was Sie löschen können und was Sie besser unverändert lassen
MAXQDA arbeitet mit einer eigenen Kopie der importierten Datei. Sie können die ursprünglich importierte Datei daher verschieben, umbenennen oder löschen, ohne das Projekt zu beeinträchtigen.
Verschieben Sie die Kopie von MAXQDA im Ordner für externe Dateien nicht und benennen Sie sie nicht um. Andernfalls kann MAXQDA die Datei nicht mehr finden und Sie müssen sie neu verlinken, wie im Abschnitt „Fehlende Dateien neu verlinken“ beschrieben. Bei PDF- und Bilddokumenten können Sie die Verknüpfung außerdem im Bereich Speicherort der Dokument-Eigenschaften wiederherstellen.
Zwei Dateien mit demselben Namen
Sie können mehrere Dokumente mit demselben Dateinamen ohne Probleme importieren, solange sie innerhalb der Projektdatei gespeichert werden. Werden zwei Dateien mit demselben Namen jedoch extern gespeichert, können sie nicht beide im selben Ordner für externe Dateien liegen. MAXQDA fragt nach einer Bestätigung und die zuletzt gespeicherte Datei ersetzt die vorhandene. Um das zu vermeiden, geben Sie den Dateien vor dem Import eindeutige Namen.
Externe Dateien auf einen anderen Computer transferieren
Eine MAXQDA-Projektdatei enthält ihre externen Dateien nicht. Wenn Sie ein Projekt mit externen Dateien auf einen anderen Computer verschieben, müssen Sie daher die Projektdatei und die externen Dateien übertragen.
Auf dem Computer, von dem aus Sie starten:
- Wechseln Sie zur Registerkarte Start und wählen Sie Externe Dateien > Externe Dateien bündeln. MAXQDA fasst alle externen Dateien des aktuellen Projekts in einem ZIP-Archiv zusammen, das nach dem Projekt benannt wird, zum Beispiel
Projektname.mqda.zip, und speichert es neben der Projektdatei. - Übertragen Sie sowohl die Projektdatei mit der Dateiendung
.mqdaals auch das zuvor erstellte ZIP-Archiv.
Auf dem anderen Computer:
- Öffnen Sie die MAXQDA-Projektdatei.
- Wechseln Sie zur Registerkarte Start und wählen Sie Externe Dateien > Gebündelte Dateien entpacken. Wählen Sie dann im Dateidialog das ZIP-Archiv aus. MAXQDA entpackt das Archiv und kopiert die Dateien in Ihren Ordner für externe Dateien. Befindet sich das Archiv im selben Ordner wie die Projektdatei, findet MAXQDA es automatisch und bietet an, es zu entpacken.
