Alles, was Sie in MAXQDA importieren, wird normalerweise innerhalb der MAXQDA-Projektdatei gespeichert. Das macht ein Projekt einfach zu handhaben: Eine einzige Datei enthält Ihre Dokumente zusammen mit Ihren Codes, Memos und allem anderen, was Sie erstellen. Bei besonders großen Dateien ist das nicht unbedingt wünschenswert. Ein Projekt, das Videos oder eine umfangreiche Sammlung von Bildern und PDFs enthält, wird beim Speichern langsam, ist umständlich zu sichern und wird zu groß, um es an eine Kollegin oder einen Kollegen zu senden. Solche Dateien werden stattdessen in einem separaten Ordner auf Ihrem Computer abgelegt, dem Ordner für externe Dateien, auf den das Projekt lediglich verweist. Auf diese Weise gespeicherte Dateien werden externe Dateien oder Externals genannt. Diese Seite erklärt, was wo gespeichert wird, wie Sie das ändern können, und wie Sie externe Dateien mitnehmen, wenn Sie ein Projekt auf einen anderen Computer übertragen.
Was innerhalb der Projektdatei gespeichert wird und was außerhalb
Die meisten Dokumenttypen, darunter Textdokumente und Tabellen, werden innerhalb der MAXQDA-Projektdatei gespeichert. Beim Import wird eine Kopie der Originaldatei im Projekt abgelegt, sodass Sie das Dokument in MAXQDA bearbeiten oder löschen können, ohne die Originaldatei zu verändern. Änderungen an der Originaldatei haben keine Auswirkung auf die Daten in MAXQDA.
Zwei Arten von Dateien werden jedoch außerhalb der Projektdatei gespeichert:
- PDF- und Bilddokumente oberhalb der Größenbeschränkung. Die Beschränkung liegt standardmäßig bei 5 MB und kann in den Einstellungen geändert werden.
- Alle Audio- und Videodateien. Diese werden unabhängig von ihrer Größe niemals in der Projektdatei gespeichert.
Wenn Sie ein PDF- oder Bilddokument importieren, das größer ist als die festgelegte Beschränkung, weist MAXQDA Sie darauf hin, dass die Datei außerhalb der Projektdatei gespeichert wird, statt darin eingebettet zu werden. Die Datei wird in den Ordner für externe Dateien kopiert, während das Original an seinem ursprünglichen Ort verbleibt.
Ein extern gespeichertes Dokument unterscheidet sich in der Handhabung und im Erscheinungsbild nicht von anderen, intern gespeicherten Dokumenten.
Wo externe Dateien gespeichert werden und wie Sie den Ort ändern
Die Einstellungen für die Größenbeschränkung und den Speicherort befinden sich beide in den globalen Einstellungen von MAXQDA, die Sie über das Einstellungssymbol in der unteren linken Ecke des MAXQDA-Hauptfensters öffnen. Suchen Sie im Bereich „Allgemein" nach der Überschrift „PDF- und Bild-Dokumente (nicht zutreffend für TeamCloud-Projekte)":
- „Dateien dieser Größe nicht in Projekt einbetten [MB]" legt fest, ab welcher Größe PDF- und Bilddokumente außerhalb der Projektdatei gespeichert werden. Der Standardwert ist 5.
- „Ordner für extern gespeicherte Dateien" legt fest, wo externe Dateien gespeichert werden.
Wie diese Überschrift bereits sagt, gilt die Größenbeschränkung nicht für TeamCloud-Projekte.
Sofern Sie ihn nicht ändern, lautet der Ordner für externe Dateien:
- unter Windows: [Dokumente]\MAXQDA_Externals
- unter macOS: [Dokumente]/MAXQDA/Externals
Wenn Sie den Ordner ändern, fragt MAXQDA, ob die bereits im alten Ordner vorhandenen Dateien transferiert werden sollen und verschiebt sie nur bei Bestätigung. Die Einstellung ist global, sodass sie die externen Dateien all Ihrer Projekte betrifft, nicht nur des gerade geöffneten.
Ein eingebettetes Dokument aus der Projektdatei extern speichern
PDF- und Bilddokumente können unabhängig von ihrer Größe jederzeit in beide Richtungen verschoben werden, sodass Sie auch ein kleines PDF extern speichern können, wenn Sie das möchten. Klicken Sie das Dokument im Dokument-System mit der rechten Maustaste an, wählen Sie „Eigenschaften" und wechseln Sie zum Bereich „Speicherort":
- „Im Projekt" speichert die Datei innerhalb der MAXQDA-Projektdatei.
- „Im Ordner für externe Dateien" speichert sie außerhalb der Projektdatei. Der Bereich zeigt dann zusätzlich den Pfad an, aus dem das Dokument importiert wurde.
Textdokumente und Tabellen besitzen keinen Bereich „Speicherort", da sie sich immer innerhalb der Projektdatei befinden. Das gleiche gilt für Audio- und Videodateien.
Um mehrere Dokumente gleichzeitig zu verschieben, wechseln Sie zur Registerkarte „Start" und wählen Sie „Externe Dateien > Dokumente in Ordner für externe Dokumente auslagern". Der Dialog listet die PDF- und Bilddokumente mit der jeweiligen Größe auf, die sich aktuell innerhalb der Projektdatei befinden. Sie können dort auswählen, welche der Dokumente ausgelagert werden sollen.
Überprüfen, welche Dateien extern gespeichert
Wechseln Sie zur Registerkarte „Start" und wählen Sie „Externe Dateien > Externe Dateien auflisten". Für jede externe Datei zeigt der Dialog das zugehörige Dokument, den Dateityp, den vollständigen Pfad an, die Größe und ob sich die Datei im Ordner für externe Dateien oder im eigenen Ordner des Projekts befindet. Ein Klick auf einen Pfad öffnet den entsprechenden Ort auf Ihrem Computer. Um den Ordner für externe Dateien direkt zu öffnen, wählen Sie „Externe Dateien > Ordner für externe Dateien anzeigen".
Eine Mediendatei erscheint zweimal in dieser Liste: die Audio- oder Videodatei selbst und eine kleine Mediendaten-Datei, die MAXQDA beim ersten Öffnen dafür erstellt. Beide werden als externe Dateien behandelt. Der Speicherort einer einzelnen Audio- oder Videodatei wird außerdem in den Eigenschaften des Dokuments angezeigt, im Bereich „Mediendatei", zusammen mit Dateiname, Größe und Dauer.
Was Sie löschen können und was Sie besser unverändert lassen
MAXQDA arbeitet immer mit einer eigenen Kopie der Datei, unabhängig davon, ob diese Kopie innerhalb der Projektdatei oder im Ordner für externe Dateien liegt. Die Originaldatei, die importiert wurde, wird von MAXQDA nicht mehr benötigt, sodass Sie dieses Original verschieben, umbenennen oder löschen können, ohne Ihr Projekt zu beeinträchtigen.
Was MAXQDA jedoch braucht, ist seine eigene Kopie. Wenn Sie eine Datei innerhalb des Ordners für externe Dateien verschieben oder umbenennen, verliert das Dokument die Verknüpfung zu ihr. Bei einem PDF- oder Bilddokument können Sie die Verknüpfung in den Eigenschaften des Dokuments im Bereich „Speicherort" wiederherstellen.
Zwei Dateien mit demselben Namen
Sie können mehrere Dokumente mit demselben Namen importieren, was innerhalb der Projektdatei kein Problem darstellt. Es wird aber möglicherweise zu einem Problem, sobald mehr als eines davon extern gespeichert wird, da der Ordner für externe Dateien keine zwei Dateien mit demselben Namen enthalten kann. MAXQDA verlangt eine Bestätigung und die zuletzt gespeicherte Datei ersetzt die vorherige. Geben Sie solchen Dateien vor dem Import unterschiedliche Namen.
Externe Dateien auf einen anderen Computer transferieren
Eine MAXQDA-Projektdatei enthält ihre externen Dateien nicht, sondern sie sind im Ordner für externe Dateien gespeichert. Um ein Projekt mit externen Dateien zu verschieben, müssen daher zwei Dinge übertragen werden. Auf dem Computer, von dem aus Sie starten:
- Wechseln Sie zur Registerkarte „Start" und wählen Sie „Externe Dateien > Externe Dateien bündeln". MAXQDA fasst alle externen Dateien des aktuellen Projekts in einem ZIP-Archiv zusammen, das nach dem Projekt benannt wird, zum Beispiel Projektname.mqda.zip, und speichert es neben der Projektdatei.
- Übertragen Sie sowohl die Projektdatei mit der Dateiendung .mqda als auch das ZIP-Archiv.
Auf dem anderen Computer:
- Öffnen Sie die MAXQDA-Projektdatei.
- Wechseln Sie zur Registerkarte „Start" und wählen Sie „Externe Dateien > Gebündelte Dateien entpacken", und wählen Sie dann im Dateidialog das ZIP-Archiv aus. MAXQDA entpackt es und kopiert die Dateien in Ihren Ordner für externe Dateien. Befindet sich das Archiv im selben Ordner wie die Projektdatei, findet MAXQDA es automatisch und bietet an, es zu entpacken.
