Um eine optimale Nachnutzung von Forschungsdaten zu ermöglichen, erlaubt MAXQDA eine einfache Sicherung der Daten eines Projekts mittels einer One-Klick-Funktion „Daten archivieren“: Es wird eine übersichtliche und leicht verstehbare Ordner- und Dateistruktur erzeugt, die alle erhobenen Daten enthält, wahlweise als komprimierte ZIP-Datei. Intention der Funktion „Daten archivieren“ ist es, dass die in Forschungsprojekten erhobenen Daten und die darauf bezogenen Metadaten jederzeit der Scientific Community und der weiteren interessierten Öffentlichkeit zur Verfügung stehen und zwar in einem einfachen Datenformat, das von allen Forschenden sofort gelesen werden kann und nicht die Einarbeitung und den Kauf einer Software erfordert. Die Daten liegen daher in Standardformaten wie DOCX (Word), PDF, XLSX (Excel) und MP4 (Video) vor.

Beim Archivieren der Daten eines MAXQDA-Projekts wird immer das Datenmaterial in Form der Dokumente (Interviewtranskripte, Feldnotizen, PDF-Dokumente, Fokusgruppentranskripte etc.) exportiert, wobei die Struktur der Dokumentgruppen als Ordnerstruktur übernommen wird. Optional können ergänzend folgende Daten exportiert werden:

• Statistische Daten (die Dokumentvariablen mit standardisierten Informationen)
• Mediadaten (die Audio- und Videodateien, die den Dokumenten zugeordnet sind)
• Metadaten (die Memos aus der „Liste der Dokumente“, in denen in der Regel Informationen und Dokumentationen zum Projekt und zu den erhobenen Daten enthalten sind)
• Themenübersicht (das Codesystem einschließlich der Code-Memos)

Aufruf der Datenarchivierung

Um die Daten Ihres geöffneten Projekts zu archivieren, wählen Sie auf dem Tab Start den Eintrag Daten archivieren. Daraufhin erscheint folgender Optionsdialog:

Im oberen Teil wählen Sie aus, welche Daten (zusätzlich zu den Dokumenten) exportiert werden sollen:

Statistische Daten (Variablen) – Integriert die Dokumentvariablen in den Export.

Mediadaten (Audio- und Videodateien) – Integriert nicht nur die Transkripte, sondern auch die zugehörigen Audio- und Videodateien in den Export.

Metadaten (Memos in der der „Liste der Dokumente“) – Integriert Memos an Dokumenten und Dokumentgruppen sowie Dokumentsets in den Export. Auch das Projekt-Memo, ganz oben an der Wurzel der „Liste der Dokumente“ wird exportiert.

Themen (Codesystem) – Integriert das Codesystem in den Export.

Im unteren Bereich gibt es zwei weitere Optionen:

Nur aktivierte Dokumente – beschränkt den Export auf die derzeit aktivierten Dokumente.

In einer komprimierten Datei speichern (ZIP) – Bei gewählter Option wird das Archiv nicht in einen Ordner, sondern in einer einzigen komprimierten ZIP-Datei gespeichert, wobei die unten erläuterte Ordnerstruktur übernommen wird.

Nach Klick auf OK haben Sie die Möglichkeit, einen Ordner auszuwählen, in dem das Archiv abgelegt werden soll.

MAXQDA exportiert dann alle gewählten Daten nach folgender Systematik:

• Im Ordner Documents werden alle oder, sofern gewählt, nur die aktivierten Dokumente in ihrem jeweiligen Format gespeichert. Dabei entspricht die Struktur der Unterordner den Dokumentgruppen. Textdokumente werden im DOCX-Format, Tabellendokumente im XLSX-Format und Bilddokument in ihrem jeweiligen Ursprungsformat exportiert.
• Im Ordner Statistical data werden die Datentabelle und die „Liste der Variablen“ gespeichert, und zwar sowohl im Excel- als auch im SPSS-Format. Von den Systemvariablen werden nur die Dokumentgruppe und der Dokumentname exportiert.
• Im Ordner Media data werden die den Dokumenten zugeordneten Audio- und Videodateien gespeichert, und zwar ebenfalls in der Struktur der „Liste der Dokumente“. Die Mediadatei erhält den Namen des Dokuments, dem sie zugeordnet ist.
• Im Ordner Meta data werden Informationen zu den erhobenen Daten gespeichert. Dabei handelt es sich um folgende Memos von MAXQDA: das Projekt-Memo, das sich an die Wurzel in der „Liste der Dokumente“ geheftet ist sowie die Memos an Dokumentgruppen und Dokumenten. Es werden nur die Memo-Texte und Memo-Titel, aber keine weiteren Informationen zu den Memos exportiert. Die Memos werden ebenfalls in der Struktur der „Liste der Dokumente“ gespeichert: auf der obersten Ebene das Projekt-Memo und die Dokumentgruppen-Memos, dann in den jeweiligen Ordnern die Dokument-Memos. Wenn in einer Dokumentgruppe keine Memos vorhanden sind, wird der Unterordner nicht angelegt.
• Das Codesystem wird unter dem Namen „Themes.xlsx“ als Excel-Datei inklusive Memos auf der obersten Ordnerebene gespeichert.