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Die Transkription von Interviews und Gesprächen gehört zu den zeitintensivsten Aufgaben in der qualitativen Forschung. Mit MAXQDA ist dieser Prozess deutlich effizienter: In über 50 Sprachen können Sie Interviews und andere Gespräche automatisch transkribieren lassen – entweder direkt in MAXQDA oder über die Webanwendung (ohne MAXQDA-Lizenz).

Doch mit den neuen technischen Möglichkeiten entstehen auch neue Fragen: Wie steht es um den Datenschutz bei der automatischen Verarbeitung von Interviews mit MAXQDA Transcription? Welche Einwilligungen benötigen Sie von Ihren Forschungsteilnehmenden? Wie können Sie die DSGVO-Konformität Ihrer Forschung sicherstellen?

Rechtliche Grundlage: Die informierte Einwilligung

Bei der automatischen Transkription von Interviews sind zwei Aspekte der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) relevant:

1. Sprachaufnahmen gehören nach Art. 4 Nr. 14 zu den biometrischen Daten, da sie physische, physiologische oder verhaltenstypische Merkmale einer Person erfassen und deren eindeutige Identifizierung ermöglichen. Sie fallen damit unter die besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9.
2. Für die Verarbeitung solcher Daten benötigen Sie im Regelfall eine ausdrückliche Einwilligung der befragten Person (Art. 9 Abs. 2a). Die Einwilligung muss dokumentieren, dass die Person:
   • über den konkreten Zweck der Aufnahme informiert wurde
   • der automatischen Transkription ausdrücklich zugestimmt hat
   • freiwillig an der Forschung teilnimmt

Die Einwilligung muss bereits vor der Aufzeichnung des Interviews vorliegen. Für Forschungsprojekte empfiehlt sich grundsätzlich die Schriftform, um die Einwilligung nachweisen zu können.

Erforderliche Bestandteile der Einwilligungserklärung

Die schriftliche Einwilligungserklärung muss folgende Elemente enthalten:

1. Name der interviewten Person
2. Interviewdatum
3. Gegenstand der Forschung
4. Für die Forschung und Datenverarbeitung verantwortliche Personen
5. Art der erhobenen Daten
6. Art und Weise der Datenverarbeitung (Aufzeichnung, Transkription, Anonymisierung, Analyse, Aufbewahrung etc.)
7. Zweck der Datenverarbeitung
8. Widerrufsmöglichkeit
9. Bestätigung der Freiwilligkeit
10. Datum und Unterschrift der interviewten Person

Optimalerweise ist die Erklärung in zwei Teile strukturiert: Den Informationsteil und den Einwilligungsteil.

Formulierungsvorschlag für die Einwilligungserklärung

Nach diesen rechtlichen Grundlagen nun ein konkreter Vorschlag, wie Sie die automatische Transkription in Ihrer Einwilligungserklärung aufnehmen können:

Um eine rechtskonforme Einwilligungserklärung zu erstellen, sollten Sie neben der automatischen Transkription über weitere wichtige Bereiche der Datenverarbeitung informieren und Einwilligungen einholen:

Folgende Bereiche sollten Sie ergänzen:

• Art und Zeitpunkt der Anonymisierung
• Beschreibung des Auswertungsprozesses und der beteiligten Personen
• Dauer und Form der Datenspeicherung
• Umgang mit anonymisierten Inhalten in Veröffentlichungen und Präsentationen

Optional können Sie aufnehmen:

• Archivierung der Daten
• Nutzung in Forschungswerkstätten
• Möglichkeit für die Befragten zur Einsicht der Transkripte

Beispiele für Einwilligungserklärungen

Hier finden Sie zwei Beispiele für Einwilligungserklärungen:

• Für die sozialwissenschaftliche Forschung: Ausführliche Vorlage einschließlich umfangreicher Informationen (Qualiservice, Universität Bremen)
• Für die medizinische Forschung: Ausführliche Vorlage einer Patienteneinwilligung, die mit den deutschen Datenschutzbehörden abgestimmt ist (Medizininformatik Initiative)

Beide Beispiele sind sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch verfügbar und Sie können diese als Grundlage nutzen und um die spezifischen Angaben zur automatischen Transkription mit MAXQDA ergänzen.

Sonderfall: Öffentlich verfügbare Daten

Für die Verarbeitung öffentlich zugänglich gemachter Aufnahmen ist keine ausdrückliche Einwilligungserklärung der betroffenen Personen erforderlich. Dies gilt laut Art. 9 Abs. 2e DSGVO für Daten, die „offensichtlich öffentlich gemacht“ wurden, wie beispielsweise:

• Politische Diskussionsrunden
• YouTube-Videos
• Öffentliche Podcasts
• Pressemitteilungen

Wichtige Einschränkung

Die Anwendung dieser Ausnahme erfordert stets eine sorgfältige Einzelfallprüfung. Nicht jede öffentlich zugängliche Äußerung gilt automatisch als „offensichtlich öffentlich gemacht“. Entscheidend ist, ob die Inhalte bewusst an die Öffentlichkeit gerichtet wurden. So können auch öffentlich verfügbare Aufnahmen unter bestimmten Umständen eine Einwilligung erfordern, wenn sie nicht eindeutig für die Öffentlichkeit bestimmt waren.

Forschungsethische und rechtliche Sorgfaltspflichten

Auch wenn keine Einwilligung notwendig ist, sollten Sie folgende forschungsethische und rechtliche Aspekte beachten:

• Geben Sie stets die Quelle der Aufnahme an
• Achten Sie auf eine faire Kontextualisierung der Aussagen
• Berücksichtigen Sie bei sensiblen Themen mögliche Auswirkungen Ihrer Forschung
• Beachten Sie die Nutzungsbedingungen der jeweiligen Plattformen, welche die Aufnahmen bereitstellen

Benötige ich eigentlich auch eine Einwilligung für die KI-unterstützte Analyse?

Falls Sie die KI-Funktionen von MAXQDA AI Assist oder MAXQDA Tailwind für die Analyse der verschriftlichten Interviews nutzen möchten, sollten Sie folgendes berücksichtigen:

• Bei vollständig anonymisierten Daten ist keine Einwilligung erforderlich, da diese nicht mehr unter die DSGVO fallen.
• Wichtig: Eine Pseudonymisierung (z.B. durch Verwendung von Codes oder Pseudonymen) gilt nicht als vollständige Anonymisierung.
• Bei nicht-anonymisierten Daten müssen Sie die Interviewten informieren und eine Einwilligung einholen.

Falls Sie also mit nicht-anonymisierten oder pseudonymisierten Daten arbeiten, können Sie folgende Passagen in Ihre Einwilligungserklärung aufnehmen:

Im Detail: Datenverarbeitung und Sicherheit bei MAXQDA Transcription

Für die transparente Kommunikation mit Ihren Forschungsteilnehmenden ist es hilfreich zu wissen, wie MAXQDA Transcription Audio- und Videodateien verarbeitet. Hier ein Überblick über den technischen Ablauf:

1. Upload: Ihre Audio- und Videodateien werden auf einen MAXQDA-Server in Frankfurt hochgeladen (Amazon Web Services)
2. Verarbeitung: Die Transkription erfolgt auf einem Server in den Niederlanden
3. Löschung:
   • Audio- und Videodateien werden direkt nach dem Start der Transkription vom MAXQDA-Server gelöscht
   • Die Dateien werden nach der Transkription vom Transkriptionsserver gelöscht
   • Das fertige Transkript wird auf dem MAXQDA-Server in Frankfurt zwischengespeichert und nach dem Herunterladen nach 7 Tagen automatisch gelöscht

Datenschutz und Datensicherheit sind dabei folgendermaßen gewährleistet:

• Beide Server stehen ausschließlich in der EU und werden DSGVO-konform genutzt
• Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt
• VERBI, der Hersteller von MAXQDA, hat eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) mit allen Service-Providern geschlossen
• Mit Zustimmung zu den AGBs von VERBI schließen Sie als Käufer:in und Nutzer:in der Software automatisch einen AV-Vertrag mit VERBI

Weitere Details zu Datenschutz und Datensicherheit bei der automatischen Transkription mit MAXQDA Transcription finden Sie im Online-Manual.

MAXQDA testen (1 Stunde automatische Transkription inklusive)

Fazit: DSGVO-konform und effizient forschen mit MAXQDA Transcription

Die automatische Transkription mit MAXQDA ermöglicht Ihnen eine erhebliche Zeitersparnis bei Ihrer Forschungsarbeit. Mit den richtigen Vorbereitungen ist sie auch datenschutzrechtlich unproblematisch:

✓ Bei nicht-öffentlich zugänglich gemachten Daten:

• Holen Sie eine schriftliche Einwilligungserklärung ein
• Informieren Sie transparent über die Verarbeitung
• Achten Sie auf sorgfältige Anonymisierung der Transkripte

✓ Bei öffentlich zugänglich gemachten Daten:

• Prüfen Sie die Nutzungsbedingungen und den Einzelfall
• Dokumentieren Sie Ihre Quellen
• Beachten Sie forschungsethische Grundsätze
• Informieren Sie transparent über die Verarbeitung

MAXQDA Transcription

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Hinweis: Die Informationen in diesem Beitrag wurden sorgfältig recherchiert und nach bestem Wissen zusammengestellt. Sie sollen als Hilfestellung dienen und ersetzen keine Rechtsberatung. Eine Gewähr für die Vollständigkeit und Korrektheit der rechtlichen Aspekte können wir nicht übernehmen. Dies gilt auch für die verlinkten Beispiele, für die wir nicht verantwortlich sind und für deren Rechtskonformität wir nicht garantieren können.