In diesem Video sehen wir uns an wie MAXQDA mit den speziellen Teamworkfunktionen die Arbeit im Team und den Austausch von Daten unterstützt.
Starten wir mit ein paar allgemeinen Informationen zur Datenspeicherung in MAXQDA. Wenn wir mit MAXQDA arbeiten werden alle Codes, Memos, Grafiken und alle weiteren Analysebestandteile sowie die meisten Daten werden in einer Projektdatei gespeichert. Sehr große Dateien wie Video- oder Audiodateien werden standardmäßig im sogenannten Externalsordner gespeichert, der sich im Ordner Dokumente findet. Ab welcher Dateigröße PDF- und Bilddokumente extern gespeichert werden können wir hier in den Einstellungen festlegen. Außerdem können wir hier anpassen, an welchem Speicherort die externen Dateien gespeichert werden.
Wenn wir jetzt die ganze Projektdatei oder einzelne Bestandteile eines Projekts weitergeben möchten, zum Beispiel um sie unseren Kolleg*innen zur Verfügung zu stellen, haben wir dafür drei Optionen:
Zunächst können wir die Projektdatei und die dazugehörigen, extern gespeicherten Daten wie Videos und Audiodateien komplett von einem Computer auf den nächsten ziehen, zum Beispiel indem wir die Daten per Mail verschicken oder sie über ein Netzlaufwerk oder einen Clouddienst teilen. Dabei ist wichtig zu beachten, das Projektdateien so zwar weitergegeben werden können, aber nicht von einem externen Speicherort wie einem Netzlaufwerk, einer Cloud oder einem USB-Stick aus geöffnet werden sollten. Am besten kopieren wir die Projektdatei und die dazugehörigen Daten direkt auf den Desktop oder in den Dokumente-Ordner des Zielrechners. Mehr zum Thema externe Speicherung von Dateien können Sie auch in unseren FAQs erfahren, die wir Ihnen in der Beschreibung verlinkt haben.
Außerdem haben wir die Möglichkeit, einzelne Bestandteile unseres Projekts an unsere Teammitglieder zu verschicken. Zum Beispiel ein einzelnes Dokument mit dazugehörigen Memos, Variablen oder Codierungen. Alternativ können wir auch nur unser Codesystem als einzelnes Element versenden.
Des weiteren können wir mit wenigen Klicks zwei verschiedene Projektdateien in eine gemeinsame Projektdatei zusammenführen. Diese drei Optionen sehen wir uns jetzt genauer an.
Nehmen wir an wir wollen unser Projekt mit allem drum und dran, also allen Memos, Codes, codierten Segmenten, Variablen und anderen Bestandteilen von einem Computer auf einen anderen transferieren, zum Beispiel um das Projekt mit einem Teammitglied zu teilen. Dafür können wir die Projektdatei ganz einfach auf einen USB-Stick ziehen. Da das Projekt auch Videos und größere Bilder enthält, müssen wir auch den Externals-Ordner mitsenden. Das geht ganz einfach, indem wir auf dem Startrechner auf den Button „Externe Dateien“ klicken und die Option „Externe Dateien bündeln“ auswählen. Diese Zip-Datei speichern wir dann ebenfalls auf unserem USB-Stick. Alternativ könnten wir auch den kompletten Inhalt des Externalsordners kopieren und in den gleichnamigen Ordner auf dem Zielcomputer einfügen. Auf dem Zielcomputer kopieren wir die Projektdatei und die Zip-Datei mit den externen Dateien vom USB-Stick auf einen lokalen Ordner. In unserer Projektdatei können wir die Verknüpfung zu den externen Dateien dann einfügen indem wir wieder auf „Externe Dateien“ klicken und „Gebündelte Dateien entpacken“ wählen. Im Anschluss wählen wir die Zip-Datei mit unseren externen Dateien aus und das Projekt und die externen Dateien werden miteinander verknüpft. Wir können jetzt wie gewohnt mit der Projektdatei weiterarbeiten. Ein gutes Vorgehen ist es, beim Teamwork regelmäßig Kopien der geteilten Projektdateien zu erstellen, damit Sie bei Bedarf wieder zu vorherigen Bearbeitungsschritten zurückspringen können. Dafür können wir einfach eine Kopie unserer Projektdatei speichern, indem wir auf „Projekt speichern unter“ klicken und die Projektdatei mit unseren Initialen und dem aktuellen Datum versehen.
Bei der zweiten Option geben wir nicht das komplette Projekt sondern nur einzelne Bestandteile weiter. Diese Funktion ist zum Beispiel hilfreich wenn ein Teammitglied neue Dateien in sein oder ihr Projekteingefügt hat, die die anderen Teammitglieder noch nicht haben. Um einzelne Bestandteile unserer Projektdatei weiterzugeben klicken wir im Startmenü auf „Teamwork“ und wählen „Teamwork Export: Daten in Exchange-Datei schreiben“ aus. Hier können wir auswählen welche Dokumente, Dokumentgruppen oder Sets wir weitergeben möchten, in diesem Fall alle Interviews aus Berlin. Wenn wir auf „Weiter“ klicken können wir im nächsten Fenster noch auswählen, welche Codes wir weitergeben möchten. Hier können wir also einzelne Codes auswählen oder gleich alle Codes mit exportieren. Jetzt benennen wir die Exchange-Datei noch und speichern Sie dann ab. Diese Exchange-Datei können wir jetzt auf unseren USB-Stick ziehen oder ganz einfach per Mail verschicken. Auf dem Zielrechner öffnen wir das Projekt in das wir die Dateien importieren möchten, klicken wieder im Start-Ribbon auf Teamwork und wählen diesmal die Importoption. Jetzt wählen wir unsere zuvor erstellte Exchange-Datei aus und die dort gebündelten Daten werden in unser Projekt importiert. Hier können wir auswählen welche Dokument, Codes, Variablen, Summaries und Memos importiert werden sollen. Wenn ein Dokument bereits im Zielprojekt enthalten ist, dann werden die im Ursprungsprojekt eingefügten Codes automatisch wieder dem entsprechenden Dokument hinzugefügt.
Bei der dritten Option fügen wir zwei unterschiedliche MAXQDA-Projekte in einem neuen Projekt zusammen, sodass alle Inhalte aus beiden Projekten in einem Projekt gebündelt werden. Dazu öffnen wir eines der Projekt, die wir zusammenführen möchten. Diesem geöffneten Projekt können wir jetzt ein weiteres Projekt hinzufügen indem wir auf den Button „Projekte zusammenführen“ klicken. Hier können wir jetzt das andere Projekt auswählen, mit dem wir unser bereits geöffnetes Projekt zusammenführen möchten. Die Fusion läuft dann folgendermaßen ab: bestimmte Elemente können in einem MAXQDA-Projekt nur einmal vorkommen, deswegen wählen wir in diesem Dialog aus, welches Projektmemo, welche Codememos und welches Logbuch beibehalten oder durch Import überschrieben werden sollen. Wenn wir die Standardeinstellungen nicht verändern werden die Elemente des bereits geöffneten Projekts übernommen. Dokumente und Dokumentgruppen mit dem gleichen Namen werden standardmäßig doppelt angelegt. Wenn wir einen Haken bei „Bereits vorhandene Dokumente nicht einfügen“ setzen, werden dem Projekt nur die Dokumente hinzugefügt die nicht eh schon vorhanden sind. Außerdem können wir hier auswählen ob Dokumentgruppen und Sets zusammengeführt werden sollen oder nicht. Bei Zusammenführen werden dem Projekt alle Dokument hinzugefügt die nicht schon vorhanden sind. Mit dem Zusammenführen der Projektdatei legt MAXQDA eine Sicherungskopie der Ausgangsprojektdatei an, von der aus wir die Fusion gestartet haben. So können wir im Zweifelsfall immer nochmal auf eine Kopie der Projektdateien vor dem Zusammenführen zurückgreifen. Die hinzugefügte Projektdatei bleibt dabei unverändert.
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